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RESOURCES


  • FAQ'S

  • ETUDES DE CAS

  • SPSI FAQ’s

  • MISE EN PLACE DE LA SOLUTION « SPSI » FAQ’s

  • GESTION QUOTIDIENNE « SPSI » FAQ’S

  • Qu’est-ce une société de SPSI ?

    Une société de SPIS est une société tierce qui emploie légalement et administrativement votre personnel et s’acquitte des obligations légales et réglementaires en matière d’immigration, d’emploi et de paie, mais qui ne participe pas à la gestion professionnelles et quotidiennes de vos employés.

    Essentiellement, la société de SPSI, est l’employeur administratif enregistré de votre employé, mais n’a aucun rôle de supervision ou de gestion quant à l’activité de votre employé. L’employeur d’origine maintient la relation de travail substantielle, prenant toutes les décisions concernant la rémunération, les fonctions du poste, les projets et la cessation d’emploi.

    En détail, la société de SPSI

    • Gère tous les visas et permis de travail de l’employé, en évitant les retards ou les refus.
    • Enregistre le contrat de travail auprès des autorités locales, permettant une situation conforme vis à vis des autorités.
    • Se conformant à toutes les lois du travail du pays d’accueil relatives aux contrats locaux et à la protection des travailleurs.
  • Qu’est-ce que le SPSI

    La « Solution de Portage Salarial International » (SPSI) comprend deux services principaux : EdR (L’Employeur de référence) et SPI (Service Immigration Professionnelle) simplifiant la gestion d’employés à l ‘international pour les entreprises de toutes tailles. Ce service est aussi efficace pour les résidents locaux que pour les expatriés puisqu’il est en parfaite conformité avec les lois du pays d’accueil. Il n’y a aucune raison de risquer de violer les réglementations en matière de travail, de fiscalité et d’emploi lorsqu’il existe une solution EdR disponible dans presque tous les pays.

    • L’ «EMPLOYEUR de REFERENCE» (EdR) est une tierce partie contractante responsable de la gestion du contrat d’emploi et toutes les formalités liées à celui-ci . Un employeur de référence peut être utile pour les entreprises qui choisissent de ne pas employer directement une personne en mission à l’étranger.
    • Le  » SERVICE IMMIGRATION PROFESSIONNELLE  » (SIP) est un panel complet de services pour les professionnels et employés expatriés qui vont travailler à l’étranger. Les services comprennent les demandes de visa, les demandes de permis de travail et de résidence, la demande de visa famille, les services aux expatriés(……)
  • Pourquoi utiliser un SPSI?

    Les raisons d’utilisation d’une SOLUTION de PORTAGE SALARIAL INTERNATIONAL sont principalement de surmonter les obstacles réglementaires et financiers rencontrées lors de l’embauche d’employés dans un pays étranger. Chaque pays ayant sa propre réglementation en matière d’emploi, lois et exigences en matière d’immigration pour les non-résidents. Le respect de ces règles peut constituer un obstacle majeur à l’expansion des entreprises à travers les frontières internationales.

    Si une société se développe dans un pays tiers, la meilleure et la moins coûteuse des solutions est la SPSI qui rend la gestion des expatriés très simple pour toutes entreprises. Elle est aussi efficace pour les résidents nationaux que pour les expatriés puisqu’elle est en parfaite conformité avec les lois du pays d’accueil.

  • Quels sont les avantages quant à l’utilisation du SPSI.

    • Pays étrangers prohibitifs: Dans de nombreux cas, la SPSI apporte un avantage plus que certain lorsque vous développez votre entreprise dans des pays étrangers, où le coût, la complexité et le risque de conformité lié aux lois du travail peuvent être prohibitifs.
    • Une structure locale n’est pas nécessaire: La création d’une structure locale peut prendre du temps et être coûteuse, nécessitant des supports juridique et comptable qualifiés pour en assurer la conformité.
      Alors que certaines grandes entreprises peuvent justifier le temps et les frais d’implantation d’une filiale étrangère ; pour la plupart d’entre elles, la SPSI est la meilleure solution avec son structure locale déjà installés et prête à être utilisée.
    • Situation conforme en termes d’immigration dans le pays d’accueil
      Les politiques et les règles en matière d’immigration changent constamment, et les gouvernements étrangers surveillent de plus en plus les permis de travail, les visas et les types d’activités commerciales. Cela fait de la conformité le défi numéro un et les infractions en matière d’immigration peuvent avoir des conséquences durables pour une entreprise et ses employés.
      Avec un service SPSI le personnel en mission est légalement autorisé à travailler dans le pays d’accueil, ce qui élimine le risque de non-conformité dans le pays. La société de SPSI s’occupe de toutes les formalités de permis de travail et de visa, évitant ainsi toute complication de la part des autorités de l’immigration.
    • Paie locale conforme dans le pays hôte
      La plupart des pays exigent la création d’une structure locale pour pouvoir gérer la paie selon les normes nationales. La pratique de la  » paie à distance  » (faites depuis le pays d’origine) est rarement autorisée, en particulier pour des missions de longue durée.
      La principale problématique de la gestion de la masse salariale dans un pays hôte est le calcul des retenues obligatoires à la source sur les salaires tels que les pensions, l’assurance maladie et les impôts. La société de SPSI s’occupe de tous ces détails cruciaux, afin de s’assurer que la paie est exacte et conforme pour chaque employé en mission.
      Le SPSI est la solution parfaite pour assurer une solution conforme à la législation pour vos expatriés évitant tous problèmes avec les autorités locales et est certainement la solution la plus rentable pour déployer rapidement des employés à l’étranger.
  • Dans quelles circonstances utilise-t-on une SPSI.

    Voici quelques situations où vous pouvez utiliser une SPSI, mais il y en a beaucoup d’autres……

    • Engager et employer une personne dans un pays où vous n’avez pas d’entité légale.
    • Engager un sous-traitant freelance en tant qu’un employé dans un pays où vous n’avez pas d’entité légale.
    • Engager un indépendant en tant qu’un employé dans un pays où vous n’avez pas d’entité légale.
    • Envoyer un employé développer un nouveau marché dans un pays où vous n’avez pas d’entité légale.
    • Envoyez des employés en mission dans un pays où vous n’avez pas d’entité légale.
  • Y a-t-il un nombre minimum d’employés pour utiliser un service de SPSI?

    Il n’y a pas de minimum, celui-ci peut s’utiliser avec un seul employé.

  • Existe-t-il une période minimale ou maximale d’utilisation d’une SPIS?

    Généralement, le minimum est de 3 mois.

  • La SPSI est-elle une solution pour le futur?

    La SPSI devient de plus en plus populaire à mesure que les entreprises à s’adapter à la nouvelle culture d’entreprendre grâce à de la sous-traitance.
    L’avenir du service SPSI est assuré, car de plus en plus de pays modifient les réglementations nationales en matière d’immigration et d’emploi afin de prévenir les abus et la perte de recettes fiscales. Les entreprises doivent se munir de moyens d’actions afin de surmonter ce défi d’expansion internationale. La SPSI devient une des stratégies essentielles dans la gestion de l’emploi des expatriés et des nationaux.

  • SITUATION POUR LAQUELLE UNE SPSI PEUX ÊTRE UTILISEE

    • Engager et employer une personne dans un pays où vous n’avez pas d’entité légale.
    • Engager un sous-traitant freelance en tant qu’un employé dans un pays où vous n’avez pas d’entité légale.
    • Engager un indépendant en tant qu’un employé dans un pays où vous n’avez pas d’entité légale.
    • Envoyer un employé développer un nouveau marché dans un pays où vous n’avez pas d’entité légale.
    • Envoyez des employés en mission dans un pays où vous n’avez pas d’entité légale.
  • MISE EN PLACE DE LA SOLUTION

    ETAPES VOUS NOUS
    Sélectionnez l’employé et convenir des conditions de base pour son affectation.(rôle, durée, salaire) X
    Vous n’avez pas d’entité légale dans le pays étranger. X
    Vous utilisez les services Globaless SPSI. X X
    Déterminez le visa ou le permis de travail dont votre employé a besoin. X
    Rédigez un contrat de travail conforme à la réglementation locale et conforme à vos conditions.
    Rassemblez les documents nécessaires, demandez et obtenez un permis de travail pour votre employé. X
    Enregistrez votre employé dans le système social du pays d’accueil. X
    Veiller au respect de toutes les réglementations du pays d’accueil, notamment en matière d’emploi, d’impôts et de salaires. X
    Gérez la paie mensuelle de votre employé, préparez le bulletin de paie et informez les différentes administrations. X
    Gérez l’employé au quotidien. X
    Répondre à toutes les questions relatives à l’emploi, le salaire et taxes que vous ou votre employé pouvez avoir. X
    Se tenir informé au quotidien des mise à jour sur les modifications de la législation du pays d’accueil. X
    Renouvellement du Visa ou permis de travail si nécessaire. X X
    Maintenir ou arreter le contract de travail avec votre employé. X
    Vous aider à mettre fin à au contrat d’emploi le plus simplement possible si cela s’avère nécessaire. X

Processus et gestion de l’immigration

  • Pouvez-vous parrainer des permis de travail ?

    Oui. GLOBALESS peut parrainer des permis de travail dans plus de 150 pays.

  • Pouvez-vous parrainer le permis de travail mais nous continuons à employer la personne directement ?

    Afin d’obtenir un permis de travail de l’immigration, GLOBALESS doit employer et gérer la paie de l’employé dans le pays d’accueil.

  • Pouvez-vous nous aider à obtenir des visas d’affaires?

    Nous essayons de réduire au maximum la nécessité d’un visa d’affaires à court terme puisque tous les employés se verront délivrer un permis de travail valide. Cela évite toute complication vis à vis des autorités de l’immigration autour de la surutilisation de visas d’affaires lors de séjours multiples dans le pays.
    Dans certains pays, nous pouvons réduire considérablement les délais et les dépenses de traitement des visas en utilisant un visa d’affaires pour permettre à un employé d’entrer dans le pays, et ensuite déposer sa demande de permis de travail. Parfois, il est même possible pour un employé de commencer à travailler dans le pays d’accueil à partir du moment où sa demande de permis de travail est déposée. Si ces options sont disponibles, nous en informerons notre client lors de notre évaluation initiale.

Gestion de la paie

  • QUI gère la paie

    Globaless gère et calcule la masse salariale avant chaque paiement de salaires. C’est ce que nous appelons le coût total de l’employée « CTE », qui comprend le salaire brut, les primes ou indemnités versées à l’employé, les contributions de l’employeur comme l’impôt ou la sécurité sociale, le remboursement des frais et nos frais de gestion mensuels.

  • Comment facturons-nous?

    Chaque mois, nous éditons et envoyons une facture, en début de mois. Cette facture comprend le coût total de l’employée (TCE).

  • Qui gère et comment sont payés les impôts et cotisations sociales?

    Chez Globaless, nous gérons les charges employeurs et les charges et taxes employés conformément aux exigences du pays hôte. Lorsque nous exécutons la paie mensuelle, ces montants sont versés aux autorités locales selon les obligations. L’impôt sur le revenu et la sécurité sociale des employés sont déduits (retenus) du salaire brut dans le processus de paie mensuel, puis versés aux autorités locales, selon les obligations. Ces déductions sont déclarées sur les fiches de paie des employés, sauf dans les pays où l’employé est responsable de ses propres déclarations d’impôt, dans ce cas nous aidons les employés à calculer leurs impôts et à soumettre leurs déclarations aux autorités.

  • Qui payent les employés ?

    Globaless, en tant qu’employeur de référence verse le salaire net à l’employé son salaire.

  • Fournissez-vous des bulletins de salaire ?

    Oui, nous fournissons des bulletins de salaire du pays hôte conformément aux exigences légales de celui-ci

  • Qui paye les taxes ?

    En tant qu’employeur de référence, nous gérons le paiement des impôts et charges sur le revenu et des employeurs et les communiquons aux autorités fiscales du pays hôte dans le cadre du processus de paie, sauf dans les pays où l’employé est responsable de ses propres déclarations d’impôt, dans ce cas nous aidons les employés à calculer leurs impôts et à soumettre leurs déclarations aux autorités.

  • Quelles sont les dates de paie et de facturation standard ?

    • Les informations sont demandées au client le dernier jour du mois.
    • Les informations doivent être confirmées le deuxième jour du mois.
    • Les factures sont envoyées avant le 3 du mois.
    • Les factures doivent être payées avant le 15 du mois.
    • Les salaires sont payés au plus tard le dernier jour du mois, mais cela varie selon les pays.
  • Prenez-vous en charge différentes devises lors du traitement de la paie et de la facturation?

    Oui, nous pouvons facturer nos clients et accepter les paiements en 3 devises (USD, EUR, GBP. Dans la plupart des cas, nous devons payer les employés dans la devise locale du pays. L’approche standard consiste à calculer les salaire et charges dans devise hôte puis de convertir dans la devise souhaitée +/- 2% pour tenir compte de la variation des taux de change, afin de prendre en compte toute fluctuation entre le jour de la facture et le jour où nous recevons des fonds de notre client.

  • Pouvons-nous définir le salaire local dans une devise étrangère?

    Dans presque tous les pays, nous devons verser le salaire à l’employé en devise locale. Et ce salaire doit être spécifié en devise locale dans le contrat de travail, si cela est nécessaire nous avons la solution pour payer le salaire dans toutes devises.

  • Pouvez-vous modifier le cycle de paiement?

    Oui, nous pouvons traiter les paiements de salaire en dehors du cycle normal de paie, à quelques exceptions près dans certains pays.

  • Comment traitez-vous les remboursements de frais en tant que salaire?

    Nous évaluons chaque frais et vérifions s’il est taxable ou non selon les réglementations fiscales du pays hôte. Les frais non imposables sont traités comme un remboursement normal et ne sont pas assujetties à l’impôt ni à la sécurité sociale.

    Toutefois, les frais « imposables » doivent être « additionnées » en y ajoutant l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale des employés et les coûts sociaux de l’employeur. Nous devons ensuite traiter cela dans la masse salariale et les rembourser avec le salaire:

    • Nous facturerons au client le total « majoré ».
    • Nous déduisons l’impôt et la sécurité sociale.
    • Nous payons ensuite le reste (ce qui correspond au montant des frais) à l’employé.
  • Pouvons-nous toujours rembourser directement les frais de nos employés lors de l’utilisation de votre solution SPSI ?

    Nous recommandons que les frais soient payés via notre solution SPSI mais cela n’est pas obligatoire dans tous les pays. Juste pour préciser si les frais sont remboursés directement par le client à l’employé, nous ne serons pas tenus de veiller à ce que cela se fasse de manière conforme.

Gestion des employés

  • Qui est l’employeur ?

    Nous agissons en tant qu’employeur local officiel dans le pays d’accueil.

  • Qui gère les employés ?

    Bien que le staff soit légalement employé via notre solution SPSI, la gestion quotidienne des heures de travail des employés, des méthodes et des projets est toujours assurée par le client.

  • Qui est responsable des employés ?

    Le client reste le principal responsable de l’activité et de la conduite de l’employé dans le pays d’accueil. Toutefois, en tant qu’employeur officiel, nous sommes directement responsables de l’employé. Surtout en ce qui concerne l’immigration, les questions fiscales ou de travail liées au contrat. Nous travaillerons avec vous pour faire en sorte que les employés et vous-même compreniez les exigences légales du pays hôte, telles que les restrictions relatives au temps de travail, les droits au congé annuel, etc.

  • Sont-ils employés sous contrat de travail local ?

    Dans presque tous les cas, un contrat de travail local est requis pour respecter les obligations liées à l’emploi et aux lois du travail du pays d’accueil. Nous rédigerons un contrat de travail conforme aux réglementations du pays hôte et incluant, dans la mesure du possible, les conditions supplémentaires que vous souhaiteriez inclure. Si nécessaire, nous pouvons compléter ce contrat de travail local par d’autres contrats connexes, tels qu’un contrat de travail à domicile, une lettre de mission ou un contrat annexe afin de couvrir d’éventuelles conditions supplémentaires. Ceci est particulièrement pertinent lorsque vous souhaitez intégrer des conditions dans le contrat de travail qui ne sont pas reconnues dans localement.

  • Qui va fournir le contrat de travail à l’employé ?

    Le contrat de travail local sera conclu entre l’employé et notre entité locale. Nous vous communiquerons le contrat de travail à l’avance afin que vous puissiez l’examiner.

  • Comment serai-je informé de tout changements légaux dans le pays ?

    Nous vous informerons chaque fois que des changements affecteront vos employés dans le pays d’accueil. Nous vous informerons de ce qui va changer, de la date prévue, de son impact sur l’engagement existant (le cas échéant) et des options possibles afin d’en atténuer l’impact.

  • Les employés sont-ils couverts par une assurance ?

    L’employé sera couvert par une assurance nationale si elle est obligatoire, ainsi que par toute autre assurance liée au contrat de travail requise par la législation du pays d’accueil, telle que l’indemnisation des accidents du travail ou l’assurance maladie.

  • Pouvez-vous fournir une assurance médicale locale?

    Oui, nous pouvons aider les clients à fournir à leurs employés une gamme complète d’assurance médicale privée comprenant une couverture maladie, les accidents et blessures, le rapatriement médical et la couverture familiale.

  • Comment gérons-nous les demandes de congés et suivons-nous ceux-ci?

    Les demandes de congé sont gérées et contrôlées par vous. Mais nous avons besoin que vous signaliez chaque congé utilisé (congé annuel, congé de maladie et congé non payé) chaque mois lorsque vous fournissez les informations relatives à vos employés. Cela nous permet de faire un suivi par rapport aux charges à payer.

  • ETUDE DE CAS 1
  • ETUDE DE CAS 2
  • ETUDE DE CAS 3

Services: SPSI ET PIS
Pays: Chine
Client:

  • Société spécialisée dans la conception et la fabrication de produits électroniques.
  • Siège social en Europe.

Besoins:
Se rapprocher de ses partenaires et fournisseurs asiatiques en ouvrant un bureau d’achat en Chine et en mobilisant un de leurs responsables achats en Chine.


Défis du client:

  • Un bureau de représentation en Chine ne permet pas l’embauche d’un expatrié. Seulement d’employés chinois.
  • Pas de RH interne pour prendre en charge la gestion d’un contrat chinois et de la paie.
  • Les responsables RH ont leur siège social en Europe et n’ont aucune expérience de la mobilité internationale.

Difficultés de la situation:

  • Nous devons être en mesure d’offrir une couverture médicale équivalente à celle de l’Europe.
  • Nous devons rassurer l’expatrié et réduire le stress concernant le fardeau administratif des procédures d’immigration pour l’obtention d’un visa, d’un permis de travail et d’un séjour en Chine.

Solutions suggérées par Globaless:

  • Globaless par le biais d’une paie locale chinoise gérera la paie, les impôts et les déclarations obligatoires selon le système chinois.
  • Le service d’immigration professionnelle comprendra  » le parrainage local dans le processus d’immigration pour l’expatrié et la gestion des procédures d’immigration pour l’obtention de visas de travail, de permis de travail et de résidence adéquate.
  • A cela devra se rajouter une assurance médicale privée, une assurance non-emploi et des fonds de retraite.

Processus de travail global:

  • Recueillir de l’information pour l’étude de cas et l’analyse des options possibles.
  • Constitution du dossier d’immigration par notre équipe en Europe et en Chine.
  • Contact direct avec les autorités locales pour la procédure d’approbation de la lettre d’invitation du visa de travail (Z-Visa).
  • Accompagnement par notre équipe pour la demande de visa de travail à l’Ambassade de Chine en Europe.
  • Demande de permis de travail et de séjour par notre équipe locale une fois sur le territoire.
  • Enregistrement de l’employé auprès de différentes administrations.
  • Assistance pour l’ouverture d’un compte bancaire en Chine.
  • Mise en place et gestion de la paie par notre équipe locale sur une base mensuelle.

Satisfaction de la clientèle:

  • Le Client est satisfait du niveau d’externalisation des procédures administratives effectuées dans les pays de départ et d’arrivée, de la réactivité et de la disponibilité de notre équipe européenne et chinoise. Le niveau de surveillance et d’expertise du marché a été apprécié.
  • Solution d’emploi conforme aux lois locales permettant à l’expatrié de travailler en toute conformité.
  • Grâce à cette solution réussie, de nouvelles demandes et contrats ont été réalisés pour le client dans d’autres pays que la Chine.

Services: SPSI ET PIS
Pays: MALI
Client:

  • Société spécialisée dans le conseil et l’assistance technique en énergie et environnement.
  • Siège social en Europe et aux USA.

Besoins:
5 ingénieurs doivent être envoyés au Mali pour la construction d’une centrale électrique.


Défis du client:

  • Bien que le client n’ait pas l’intention d’ouvrir un établissement permanent au Mali, la mobilisation des employés doit avoir lieu dès que possible.

Difficultés de la situation:

  • Les 5 ingénieurs ont des nationalités différentes, de sorte que le processus d’immigration pourrait être différent pour chacun.
  • Certains ingénieurs ne parlent pas français et la langue officielle au Mali est le français.
  • Certains ingénieurs ont été recrutés spécifiquement pour ce contrat.

Solutions suggérées par Globaless:

  • Globaless par le biais d’une paie locale au Mali gérera la paie, les impôts et les déclarations obligatoires selon le système Malien.
  • Globaless agira en tant que sponsor local dans le processus d’immigration pour l’expatrié et gérera les procédures d’immigration pour obtenir des visas de travail, des permis de travail et une résidence adéquate.
  • A cela devra se rajouter une assurance médicale privée Internationale.

Processus de travail global:

  • Constitution du dossier d’immigration par notre équipe en Europe et au Mali.
  • Contact direct auprès des autorités locales pour l’obtention de permis de travail et de séjour.
  • Accompagnement par notre équipe pour la demande de visa de travail dans les différentes ambassades du Mali.
  • Enregistrement des employés auprès de différentes administrations.
  • La gestion de la paie est mise en place par notre équipe locale sur une base mensuelle.

Satisfaction de la clientèle:

  • Le client a été satisfait de la réactivité et de la rapidité d’exécution de notre équipe pour la mise en place de l’environnement local pour ce projet.
  • 5 ingénieurs ont pu commencer à travailler dans une situation de conformité totale pendant toute la durée du projet, notamment dans ce pays à risque, en externalisant la globalité des procédures administratives à Globaless.
  • Aucun coût supplémentaire ou de temps pour notre client.

Services: SPSI
Pays: MEXICO
Client:

  • Société de crédit-bail en haute technologie.
  • Bureaux en Asie, en Europe et aux USA.

Besoins:
Afin de développer les activités en Amérique Latine et d’ouvrir une filiale si le marché est performant, notre client souhaite embaucher 2 responsables commerciaux mexicains.


Défis du client:

  • Notre client n’a pas d’entité légale locale pour embaucher des employés au Mexique.
  • Les responsables RH ne sont pas basés en Amérique du Sud et n’ont pas d’expérience avec le Mexique.
  • Notre client recherchait une solution  » clé en main  » pour l’aider à mettre en place et à gérer des contrats lui permettant d’embaucher au moins 2 nouveaux managers.
  • Comme les candidats ont déjà un contrat existant avec d’autres entreprises, une proposition de package concrète et rassurante était nécessaire pour être en mesure d’attirer les candidats à rejoindre l’équipe du client.

Difficultés de la situation:

  • Notre client a besoin de mettre en place rapidement des packages attractifs pour proposer à des candidats hautement qualifiés dans le respect des lois mexicaines sur l’emploi.
  • Établir un contrat de travail local conformément à la législation mexicaine et être en mesure de fournir des avantages en nature, tels qu’une couverture sociale privée pertinente pour le marché mexicain.
  • Les candidats ont été inscrits sur une liste de paie locale mexicaine.

Solutions suggérées par Globaless:

  • Globaless par le biais d’une paie locale au Mexique gérera la paie, les impôts et les déclarations obligatoires et les assurances obligatoires conformément à la réglementation et au système en vigueur au Mexique.
  • Globaless inclura également des services à valeur ajoutée tels que la couverture sociale personnalisée dans le contrat proposé.

Processus de travail global:

  • Collecte d’informations et analyse des conditions de création du contrat de travail à proposer aux candidats.
  • Établissement du contrat de travail mexicain.
  • Présentation de la proposition de package aux candidats.
  • Enregistrement de l’employé auprès de différentes administrations.
  • Mise en place de la gestion de la paie par notre équipe locale sur une base mensuelle.

Satisfaction de la clientèle:

  • Notre client est satisfait de la qualité des forfaits proposés.
  • Une solution clé en main au Mexique a été rapidement mise en place à un coût inférieur à celui de la création d’une entreprise.
  • 2 candidats ont pu commencer à travailler conformément aux lois locales du Mexique.
  • Grâce à cette solution réussie, notre client a pu se développer dans d’autres pays en plus du Mexique.